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効果的な話し合い


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株式会社東洋では、経営品質向上プログラムを利用して経営品質の向上に努めております。そのフレームワークでは、経営品質の向上は話し合いによってしか行えないと言われています。
ただ話し合いには「犯しやすい間違い」があります。この間違い、誤りについてみんなが知っておかないと、とんでもない間違った話合いによる決定や、話し合いが新たな間違いを生んでしまうおそれがあります。

ではどうすれば間違いの少ない効果的な話し合いが出来るのでしょうか?
経営品質向上プログラムで学んできた一例をご紹介致します。

   1.会議成功の原則

何かを決定したり解決するために会議やミーティングを行われていると思います。
そのような会議体で注意すべき原則があります。

  • 全員が集中している。無関心や嫌々の参加者がいない。
  • 議事運営方法(プロセス)を全員が理解し同意している。
  • 建設的、発展的に発言交換をリードするファシリテータがいる
  • ファシリテータは個人攻撃や不規則発言を排除する
  • 参加者それぞれの役割が明確で、全員が合意している。

特にファシリテータは能力がいります。単に司会進行していくだけでなく特に話しを発展させていく能力が必要になります。詳しくは後述。

   2.プロセスを分ける

すぐに議題・テーマについて発言するのでなく、どのようなプロセスで話し合うか、どういう雰囲気をつくるか、検討の手法は?時間や目的は?などを先に共有しておきます。
特にコンテンツとプロセスを明確にわけて、意識する必要があります。

  • コンテンツ=話す内容そのもの(問題、課題、議題)議事録に書く
  • プロセス=話し合いの仕方(アプローチ、方法、進め方)
  • 質的変容=シーケンシャルなステップだけでなく、チームの質的を変容

*雰囲気作りの「 MIT」・・・これを意識して会議を進める
M 雰囲気作り(意欲的、活発)  メインテナンス
I  個人を抑える インディビジュアル
T  どういう結果を出すか タスク

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   3.インタラクション・メソッド

役割を明確にしてインタラクション(相互作用)を起こす事を意識します。

  • 「マネージャー」「ファシリテーター」「メンバー」「書記」の役割を決める
  • マネージャは発言を控える。発言するにしても、十分に意見が出てからにする。
  • メンバーは、意見(仮設)の論拠を示す。他のメンバーの発言を傾聴し、意見の高度化をはかる。
  • 協力して掘り下げ、建設をする。印象・感想は禁止。
  • 書記は、各人の発言をチャートやボードに記述する。結果ではなく、発言が掘り下げられていくプロセスを記録する。

*特にコラボレーションを狙い色々な見方考え方を共有するとイノベーションが起きやすいと思われます。

   4.ファシリテーターの役割

会議成功の原則で書いたようにファシリテータの能力がとても大事になります。
ファシリテーターに求められる能力は以下になります。

  • ファシリテーター(促進係)の役割をメンバーが理解し、合意する。
    一般の司会や議長は交通整理だけだが、ファシリテーターは問題を掘り下げ、プロセスの促進や維持などに注意する
  • テーマがメンバーにとって、「自分達の問題」であると感じるようなスタートが必要である。
    ファシリテーターがあらかじめ用意してしまうと反感をもたれることがある。
  • 人は仕切られたくない。ファシリテーターが口を出し過ぎると、発言が少なくなる。
    意見が出尽くしたら論点を変えるなど、適切なリードを行う。説教、議論、演説はメンバーしらけさせるだけ。
  • テンポを工夫する。本質からの回避、表面的あるいは抽象的な結論の急ぎすぎにはスローダウンをする。
    堂々巡り、空回りには、逆にスピードアップが必要である。
  • ファシリテーターは発言しすぎない。総発現量の9割がメンバーのものならよいプロセスになっている。
    メンバーの集中力を高めたり、流れを誘導することが大切である。
  • 沈黙が続く場合、その意味をよく観察する。「じっくり考えている」ためか「混乱、疲れ、飽き」なのかを見抜く。
    質問を促し、しばらく待っても反応がなければ、ファシリテーターから「一人ひとり考えを再度まとめていただけませんか」
    「次のテーマにうつりましょうか」などを提案する。
  • 知識や理論(演繹)に対しては事実や事象、あるいは具体的事例(帰納)には抽象的一般化など、意見や仮設の相対化を促す。

*ファシリテーターは促進係であって司会・議長ではありません。

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  5.書記の役割(ホワイトボード)

ファシリテーターの次に能力が求められるのが書記になります。
書記は議事録係と違ってファシリテーターをサポートしてメンバーへの情報認知のまとめ役になります。

  • キーワードを聞き分ける。(発言もキーワードで)
  • 基本的な考え方、ポイントをとらえる
  • 適切な整理分析の方法を用いる
  • 発言の全部を書こうとしない
  • 読める字できちんと書く
  • 誤字は気にしない
  • 省略語を使う
  • キーとなるアイデア、発言、決定事項は◯で囲む
  • 何色かのマジックを使って、目立たせたり、区切りをつける。
  • アンダーラインを引く
  • 星印、矢印、数字などを使う
  • チャートにページ数を振る
  • 書き漏らしに気をつける
   6.メンバーのマナー違反

メンバーは何か言うだけ、話すだけではありません。
他のメンバーの発言を傾聴し、その掘り下げ、相対化、発展などを行います。
他の発言と関連のない「自説」をひけらかすことは戒めましょう。

  • 仕切り屋一郎・・・自慢、長話、断定・決めつけ、見当外れの誘導
  • オセロ二郎・・・コロコロと他人の意見に迎合、自分で考えない
  • テープレコーダー三郎・・・何度も同じことを繰り返し言う
  • 皮肉屋四郎・・・何でも否定的に反応する、表情も批判的
  • 評論家五郎・・・知ったかぶり、余計な解説、どっとつかずの結論
  • パトリオット六郎・・・何にでもケチをつける、メンバーのやる気を殺ぐ
  • 井戸端七郎・・・無内容な前置き、当たり前の話し、内容がないので白ける
  • ふうてん八郎・・・長話に多い、本題に無関係な横道にどんどんそれる

*断定・決めつけ発言はNGですが、仮設・問いかけはOKです。
*発言には論拠が必要が必要です。思いつき発言ではありません。
*印象・感想を述べるのは禁止です。何も考えていないのと同じ事になります。
*一人ひとりが発言するのではなく発言の許可をファシリテーターに求めるように進行します。
*特に以下の様な現象に気をつけましょう!

  1. 手抜き ・・・ フリーライディング、誰かの意見にタダ乗り
  2. 同調圧力・・・ なぁ〜そうだろ〜、特に上司からの
  3. 極化現象・・・ 段々話しがエスカレート、精神論に陥る
  4. 過剰そんたく・・・ごますり・よいしょ

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   最後に

話し合いを英語では下記のようにシチューエーションにより使い分けています。

  • カンバセーション・・・談話・会話
  • ディスカッション・・・討論・討議
  • ディベート・・・・・・物事の賛否を討論
  • ダイアローグ ・・・ 交換する、話を受け止めて発展させる
経営品質では、ダイアローグを意識した話し合い(対話)を
意識して行っております。
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