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実例紹介
FAX業務効率UPのススメ


 

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今回は実際にお客様から頂いたFAX業務に関するお悩みをご紹介します(^^)/

業務効率UPと、出力コストの削減の為にペーパーレスFAXを導入して頂いたお客様からご相談を頂きました。

160831_11 「ペーパーレスFAXを始めて、席を立つ事もなくなったし、紙出力もほとんどなくなってすごく便利になったんだけど、FAX送受信の待ち時間を何とかできませんか?」

【改善前の状況】
・FAX送信用、受信用と2台の複合機が稼働
・回線も増設
・送受信の中で多くの割合を占めていたのが、受発注FAX
・多くのお客様とのやり取りがある中でも、
特定のお客様とは特にFAXのやり取りが多い

そこでご提案させて頂いたのが、FAX回線を使用せずクラウドを利用した業務改善です☆

【ご提案内容】
・特定のお客様とのやりとりにFAX回線を使用せずクラウドで行う
・FAX回線を使わず、クラウドで受発注業務を行う事で
送受信の待ち時間と通信コストをゼロに
・FAX回線の使用量を減らす事で、他のお客様との送受信をスマートに

まずは、クラウド上にお客様毎のFAXフォルダを作成しそれぞれにアクセス権限を付与しました!

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次に、お客様毎のIDとパスワードをお知らせ。

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複合機からクラウド上のFAXフォルダに直接スキャンでき、パソコンからもワンクリックでクラウドにUPする事ができる様に設定させて頂きました!

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更に、ペーパーレスFAXを始めるにあたって、canonのソフトウェアimageWARE Desktopを導入して頂いておりましたので、連携をさせる事で、更なる業務効率UPが実現しました!
どんな運用をされているかというと・・・
(A社、B社共にimegeWARE Desktopを導入頂いております)

①まず、【注文】ボタンクリックしてクラウド上の注文書フォルダに注文書をUP

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②B社から注文書が届くとポップアップでお知らせ

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③受注NOなどを書き込み

③【受注処理済】ボタンをクリックしてクラウドにある注文書のコピーを社内サーバーに保存

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④【B社受注】ボタンをクリックして、クラウド上の受注フォルダに移動

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⑤B社では受注処理が行われた事を伝えるポップアップが上がります

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⑥【注文処理済】のボタンをクリックして、社内サーバーに注文書を移動します(処理が完全に終わったFAXはクラウド上には残さない)

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いかがでしょうか?
ほとんどの処理がワンクリックで完了して、リアルタイムでの受注処理ができちゃいます!

その為、処理も早くお客様のお客様もとても喜んで下さってます(*^▽^*)
顧客満足度も上がって、通信コストも無くなっていいことだらけ☆
「imegeWARE Desktop」がないとできないかというと、そんな事はありません!
是非お気軽にご相談下さい☆

【関連事例】

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【関連ブログ】

コスト削減もできちゃう実例FAX業務改善セミナー
あんなこと!こんなこと!もっと使える imageWARE Desktop 連載第1
あんなこと!こんなこと!もっと使える imageWARE Desktop 連載第2
あんなこと!こんなこと!もっと使える imageWARE Desktop 連載第3

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